供應商的發(fā)言稿
大家早上好，在采購方面宣亞國際傳播一直探討適合企業(yè)發(fā)展同時代表先進生產力的管理方法與策略，分享給大家一些宣亞公司的經(jīng)驗。我做了很多準備，由于時間關系主要跟大家分享一下宣亞的一些實踐經(jīng)驗和教訓，希望之后有更多更好的探討，為公關行業(yè)的發(fā)展貢獻出我們的力量。
我是2008年進入宣亞的，這也是我首次涉足公關領域，當時看宣亞公司的整體管理現(xiàn)狀，我的感覺是有喜有憂，喜的是有了一定的采購流程，采購部有一個雛形，當與其他部門合作時我也發(fā)現(xiàn)了一些比較現(xiàn)實的問題，主要是體現(xiàn)在政策上，有政策，但是政策的普遍性無法覆蓋項目執(zhí)行過程當中的特殊情況;有流程，但是流程的結點不清晰，造成整體效率降低;有供應商開發(fā)計劃，但是沒有組織有效的實施。
以下就是我做了一個比較指導意義上的采購部門人力資源分配圖。整體采購審批占了40%，突發(fā)事件消耗了30%的人力投入，活動執(zhí)行中供應商交付過程中產生的緊急問題占30%。真正進行有計劃性的投入非常小，比如說團隊建設等等，總體來講采購部的有效管理半徑非常小，協(xié)議的質量和數(shù)量遠遠不夠，采購活動中存在的潛在風險非常大，工作量非常大，我記得當時一天要處理五六十個項目，所以說我們的采購審批最后變成走形式�；旧弦膊荒軌虬l(fā)揮采購部發(fā)揮的管理效率，突發(fā)的事件成為常態(tài)，由于大量的突發(fā)性和應付性的事件干擾，采購部無法有計劃地開展我們應該做的管理高附加值，或者提高管理效率的工作之中，被動是我當時對團隊的描述。
那個時候是如何把被動變成主動的呢?從一般意義上講可能是我們通過政策、流程、還有供應商不斷進行的一些改善，幫助我們提高管理效率，對我來講，以上都是被動的。我把主要矛盾圈定在采購組織結構和人力資源利用方面，是因為當時組織結構里面人力資源利用都存在很大問題，不具有一定的擴展和先進性，所有的人員缺乏獎勵的機制，員工的能動性非常小，不利于個人的發(fā)展，無法為員工主動工作提供有利的基礎和可能。借鑒了國外常用的'物流管理分工的方法，再結合本公司的實際情況，我們實行了物料分工制，同時設定管理目標，并和采購部門的同事協(xié)商，制訂每個人下一階段的目標，同時我們也要規(guī)定要求，進行履行的義務，設立獎勵制度，激發(fā)采購部門的能動性和創(chuàng)造性。同時對組織結構進行了扁平化管理，提高人員的管理效率。
通過以上的幾點針對采購組織結構與人力資源利用管理，我們馬上見到效果，把整體采購量均分了，把主要的人力資源和管理的重心放到業(yè)務最需要解決的問題上面，通過物料劃分不僅僅滿足個人在專業(yè)方面的需要，同時調動了員工學習的積極性，打通了鎖死的關節(jié)，把被動變成主動。在我們調整組織結構的同時，我們也逐步確立了下一步的管理方向，開始著手進行高附加值工作的部署與實施，這里面包含了在原有的基礎上進行加固，確定適用性，標準型和流程性。有了政策保證后，采購部逐漸改變了審批滯后問題，強化先審批后執(zhí)行的操作方式，實現(xiàn)了有效的采購管理控制，同時也為業(yè)務部門提供更多的增值服務。采購部會主動與各部門溝通，進行部門與部門之間的效率，流程的梳理，確立整體的工作流程，明確各方職責。這樣，在梳理探索流程的時候，我們也能將整體的管理政策還有采購部的工作原則做更好的植入。我一直反復強調采購部要主動了解業(yè)務需求，采購部門按照物料完善供應商的資質評估體系，逐步建立和推廣科學的客觀的評估體制，不能夠忽視對人員的管理，我們采購部門通過目標管理，還有專業(yè)的崗位培訓，結合個人的職業(yè)方向，做整體的工作部署，同時做好后備人員的補給。
宣亞同時也注重推動系統(tǒng)的研發(fā)與應用，我認為這上乘的高效的管理方法，從2008年研發(fā)高效的“流程管理”工具，推出了內部的項目管理系統(tǒng)，包含采購、財務還有包銷流程這些方面。今年我們推出了針對供應商管理方面線上的服務平臺，通過系統(tǒng)的搭建，采購部的角色進行了重新定位，我們是溝通內容的管理者，交易流程的控制者。
這里面的供應資質評估，對供應商接受平臺里面的調查問卷，形成最后的評分機制。這個系統(tǒng)業(yè)務還有供應商同時開放，宣亞同時進行資源的查找和資源對比，我們兩邊，一個是業(yè)務，一個是供應資源，可以進行點對點的實施交流。同時這個報價管理為供應商研發(fā)的，通過這個系統(tǒng)供應商對歷史報價進行管理，參與到我們的競價里面，通過研發(fā)了一個給供應商進行客戶管理的小的核心的管理模塊，讓他們使用系統(tǒng)拓展業(yè)務的同時提高客戶的服務水平。
剛才提到我們供應鏈平臺希望各位有積極的使用，我們共同探討如何把這個平臺變得更加有效和使用。我們非常希望能夠和在座的所有同行有一個分享，也可以提一些建議，更好地提高使用效率。
最后談一下我們遇到的挑戰(zhàn)，企業(yè)對于采購職能戰(zhàn)略定位的價值認同，專業(yè)團隊，人員的培養(yǎng)與投入，標準執(zhí)行，供應商資質，供應資源管理，這五方面的挑戰(zhàn)對于公關公司而言是很實在的，至少我是這樣認為的，公關行業(yè)正處于發(fā)展期，從業(yè)人員相對年輕的職業(yè)化程度，人員流動非�？�，企業(yè)運營戰(zhàn)略思路需要靈活轉換快速，這對我們是一個很大的挑戰(zhàn)。但是我堅信剛才提到的標準與工具以及整體的應用和部署這是實現(xiàn)專業(yè)化管理的有效途徑，更好地支持企業(yè)的發(fā)展，能夠增加我們行業(yè)管理的整體水平的提高，所以最后我也祝愿所有的行業(yè)同仁在以后的路上共勉前進。謝謝。
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