二、與同事的溝通技巧
在一個(gè)單位里面,秘書(shū)除了要面對(duì)領(lǐng)導(dǎo),更多的時(shí)候是要面對(duì)各個(gè)科室的同事。為了使各項(xiàng)工作順利開(kāi)展,秘書(shū)人員在與同事相處時(shí)要把握好以下幾點(diǎn):
(一)尊重他人，隨和待人
每個(gè)人都渴望得到別人的尊重, 尊重別人也就等于尊重自己。所以, 在與同事的接觸中, 秘書(shū)人員要牢記：不該問(wèn)的話堅(jiān)決不問(wèn),不該開(kāi)的玩笑堅(jiān)決不開(kāi),不在任何同事面前說(shuō)三道四。對(duì)每一位同事都平等相待,千萬(wàn)不要因?yàn)閷?duì)某個(gè)人有意見(jiàn)或看不慣, 就不屑于與其說(shuō)話,這樣很不利于團(tuán)結(jié)。有時(shí)簡(jiǎn)單的一聲問(wèn)候就能營(yíng)造和諧的氛圍,使工作順利開(kāi)展。
(二)講究誠(chéng)信，寬容待人
誠(chéng)信是人與人之間溝通的基礎(chǔ)。秘書(shū)人員在與同事相處時(shí), 要樹(shù)立“誠(chéng)信第一”的觀念,答應(yīng)別人的事情要做到言必信,行必果。即使由于某種原因沒(méi)有做到,也要誠(chéng)懇地向?qū)Ψ秸f(shuō)明,取得對(duì)方的諒解。對(duì)于同事的一些小缺點(diǎn)和小毛病,不能挖苦諷刺;對(duì)于聽(tīng)到的一些關(guān)于議論自己的言論,也用不著去追根問(wèn)底,要以一顆平常心對(duì)待，有則改之，無(wú)則加勉。當(dāng)然在工作中我們難免會(huì)和同事有一些磕磕絆絆，這時(shí)，要學(xué)會(huì)主動(dòng)找同事和解, 只要真誠(chéng)地向?qū)Ψ浇忉屒宄?相信一定會(huì)贏得對(duì)方的理解�？傊�,寬容是一種美德,它會(huì)讓周?chē)娜烁幼鹬啬恪?/p>
(三)做老實(shí)人、說(shuō)老實(shí)話、辦老實(shí)事
很多人認(rèn)為秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)身邊的人,不好接近。作為秘書(shū)想要消除同事的這種誤會(huì),就必須在和同事的相處中,堅(jiān)持實(shí)事求是的原則,有多大能力辦多大的事情，不高高在上，更不要到處?kù)乓约旱某煽?jī)，要保持謙虛謹(jǐn)慎、踏踏實(shí)實(shí)的工作作風(fēng)。
(四)關(guān)心他人,有良好的協(xié)作精神
要想和同事很好的溝通,就要善于在“情”字上下功夫,無(wú)論是在工作中,還是在生活上,要學(xué)會(huì)和同事溝通感情。同事在工作中遇到了難題向你請(qǐng)教時(shí),要耐心地解答,做到知無(wú)不言,言無(wú)不盡;同事在生活中遇到了難處時(shí),要在精神上或者物質(zhì)上及時(shí)給予幫助,使他感受到溫暖。某些工作需要與同事配合進(jìn)行時(shí),要學(xué)會(huì)主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任,不斤斤計(jì)較。這樣, 會(huì)讓同事認(rèn)為你是一個(gè)很好的合作伙伴,從而愿意與你共事，工作的效率也會(huì)提高很多。
三、與群眾和客戶的溝通技巧
辦公室是一個(gè)職能部門(mén),經(jīng)常接觸來(lái)訪的群眾和辦事的客戶, 秘書(shū)與他們溝通時(shí)要把握好以下兩個(gè)原則:
(一)注重禮儀，微笑服務(wù)，態(tài)度積極
由于辦公室代表著一個(gè)單位的形象,所以秘書(shū)人員一定要注意自己的自身形象,包括穿著打扮、說(shuō)話的語(yǔ)氣和用詞。無(wú)論來(lái)訪者是何種身份,秘書(shū)人員都要笑臉相迎，給來(lái)者留下美好的第一印象。要主動(dòng)詢問(wèn)來(lái)訪者的來(lái)由和目的盡可能地幫他們提供相關(guān)的服務(wù)。在接聽(tīng)電話時(shí)，要主動(dòng)問(wèn)候來(lái)電者，并詢問(wèn)他所要找的人或所要辦的事，語(yǔ)氣要平緩,不能生硬。必要時(shí)要準(zhǔn)確記錄來(lái)電者的重要信息, 并及時(shí)幫他轉(zhuǎn)達(dá)或辦理。
(二)耐心地傾聽(tīng),積極地協(xié)調(diào)
辦公室常常會(huì)遇到一些帶有負(fù)面情緒的來(lái)訪者,這時(shí)秘書(shū)人員首先要做一個(gè)忠實(shí)的聽(tīng)眾,允許他們把心里話發(fā)泄出來(lái),從中找出問(wèn)題的癥結(jié)所在�？梢赞k理的,要與有關(guān)部門(mén)積極地協(xié)商,及時(shí)給予解決;因種種原因不能辦理或無(wú)法解決的除了穩(wěn)定來(lái)訪者的情緒外, 還要?jiǎng)又郧椋瑫灾岳�，耐心地向他們解釋清楚，盡可能地使他們滿意而歸。對(duì)于那些不講道理、故意刁難的來(lái)訪者, 最好的辦法是使用緩兵之計(jì), 委婉地勸說(shuō)來(lái)者先回去,了解情況后再說(shuō)。
總之,秘書(shū)的工作比較繁雜，要想當(dāng)好秘書(shū)這個(gè)角色，就要學(xué)會(huì)處理方方面面的關(guān)系，也就是說(shuō)要學(xué)會(huì)溝通。有效的溝通不僅能使工作環(huán)境變得輕松愉快，在開(kāi)展各項(xiàng)工作時(shí)，更加游刃有余，還會(huì)使一個(gè)單位、一個(gè)企業(yè)的效益在無(wú)形中得到進(jìn)一步的提高。