一）公文格式的規(guī)范化
　　
　　公文既然是人類處理生產(chǎn)勞動(dòng)和社會(huì)活動(dòng)的工具，人們周圍所發(fā)生的一切事情都要通過公文這個(gè)工具來進(jìn)行管理和處理。由于公文工作是一項(xiàng)普遍性和基礎(chǔ)性的工作，因此不能削弱，只能改革和加強(qiáng)。這樣公文的規(guī)范化和處理工作的制度化就提到議事日程上來了。
　　
　　所謂公文規(guī)范化，指的是根據(jù)公文的約定俗成或是明文規(guī)定的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)范化就是制定公文的全面系統(tǒng)的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，使人們的工作行動(dòng)合乎這些規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)。
　　
　　所謂制度，就是要求大家共同遵守的辦事規(guī)程和行動(dòng)準(zhǔn)則。公文處理的制度化，對公文處理的全部活動(dòng)都定出具體的處理規(guī)范，并且保證這些規(guī)范的正確順利的實(shí)施。使公文處理依法進(jìn)行。
　　
　　《辦法》就屬于國家行政機(jī)關(guān)公文處理的法規(guī)性文件，也就是國家行政機(jī)關(guān)公文處理中需要共同遵守的制度。
　　經(jīng)國務(wù)院辦公廳提出的1999年由國家技術(shù)監(jiān)督局批準(zhǔn)發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)（gb/t9704—1999），把我國的國家行政公文格式納人了國家標(biāo)準(zhǔn)體系，使我國國家行政機(jī)關(guān)公文規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
　　
　　（二）公文格式的法定性
　　
　　公文寫作，在不同的歷史時(shí)期、不同的社會(huì)，它的寫作要求是不一
樣的。回顧幾千年來中國歷史，我國的公文一直是為少數(shù)封建統(tǒng)治階級和官僚資產(chǎn)階級服務(wù)，一直是他們剝削和壓迫廣大人民群眾，維護(hù)其統(tǒng)治地位的工具。歷史無論朝代怎么變更，公文的這種性質(zhì)始終沒有變動(dòng)。解放以后，我們黨和國家領(lǐng)導(dǎo)的幾十年公文改革，徹底地改變了公文的這個(gè)性質(zhì)，把公文變成了無產(chǎn)階級和人民大眾同帝國主義封建主義、官僚資本主義進(jìn)行斗爭的武器，變成了管理自己國家，為廣大人民群眾服務(wù)，推動(dòng)社會(huì)主義發(fā)展、推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的工具。
　　
　　正因如此，我國新型公文表現(xiàn)出三大特點(diǎn)：
　　
　　1．堅(jiān)持無產(chǎn)階級公文的原則性和嚴(yán)肅性，使我們的公文 在廣大人民群眾中享有崇高的威望和法定效果。
　　
　　2．運(yùn)轉(zhuǎn)訊速、工作效率高。由于公文有了黨和國家的正 確指導(dǎo)，有了嚴(yán)格的健全的紀(jì)律和制度，因此上情下達(dá)，下情 上傳，橫向溝通上體現(xiàn)出迅速、準(zhǔn)確、無誤。
　　
　　3．廉潔奉公、全心全意為人民服務(wù)
　　
　　這三大特點(diǎn)就體現(xiàn)出我國公文格式所具有的階級性和法定性。
　　
　　（三）公文格式的層次性
　　
　　在現(xiàn)代社會(huì)中每一個(gè)國家都使用公文這種工具來實(shí)施管理。但每個(gè)國家的內(nèi)部又分有好多政府部門來進(jìn)行管理。這樣就形成
一個(gè)國家的全部公文構(gòu)成國家公文體系，它反映著國家機(jī)關(guān)的體系即國家機(jī)構(gòu)的狀況；每個(gè)國家的內(nèi)部機(jī)關(guān)的公文成為國家公文的一個(gè)子系統(tǒng)，所有國家機(jī)關(guān)內(nèi)部的公文子系統(tǒng)綜合匯總構(gòu)成國家行政機(jī)關(guān)公文體系。這一構(gòu)成情況就反映出公文的層次性。
　　
　　我國現(xiàn)階段國家公文體系就包括：中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)文件、政府機(jī)關(guān)文件（即國家行政機(jī)關(guān)公文）、司法機(jī)關(guān)文件、外交部門文件、軍事機(jī)關(guān)文件和行政法規(guī)等公文子系統(tǒng)。這種公文系統(tǒng)，它反映了我國政治體制（制度）的本質(zhì)特性，也反映出具有中國特色的社會(huì)主義國家公文的層次性。
　　（四）公文的美觀和莊重性
　　
　　公文格式的美觀和莊重性，是公文格式的又一特性。它是反映不同層級，不同用途的公文經(jīng)約定俗成后制成不同表述形式。
　　
　　公文格式的美觀和莊重包括三方面內(nèi)容，一方面是公文要素的設(shè)置和在公文中的排列位置要體現(xiàn)美觀和莊重；另一方面是公文傳遞所采用的介質(zhì)紙的質(zhì)量和印刷質(zhì)量、裝訂質(zhì)量的好壞也影響到公文的美觀與莊重；第三方面是辦文人員在辦公過程中認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度．也影響到公文的美觀與莊重。