文秘撥打電話的注意事項

　　電話不僅僅是一個傳遞信息的工具，還在很大程度上體現(xiàn)通話者個人的修養(yǎng)和素質(zhì)。那么文秘撥打電話要注意什么呢，一起來看看！

　　擇時通話。

　　通話時機的選擇看似平常，實際上很重要。有的人只以自己的情況為判斷標準，選擇自己方便的時候撥打電話，這實際上是對通話對象不夠重視、尊重的表現(xiàn)。設身處地地考慮對方的情況，是選擇通話時機的基本原則。

　　撥打電話要選擇通話效率高的時間，換句話來講，就是人家不會厭煩的時間。比如休息時間盡量不要給他人打電話，除非萬不得已。嚴格地講，晚上10點之后，早上7點之前，沒有什么特別的急事不要打電話。萬一有急事打電話，要先說一句“抱歉，事關緊急，打攪你了!”否則的話對方很可能會厭煩。再者，就餐時別打電話。現(xiàn)代人工作繁忙，通常中午只有一個小時的吃飯時間，如遇電話，豈不影響食欲?另外，倘若不是重大事情，節(jié)假日不要打電話。在現(xiàn)代社會里，盡量不打擾他人的節(jié)假日休息應該成為常識。如果是撥打國際長途電話，尤其是像美國等距離較遠的國家，還要考慮到時差的問題。當然，秘書在工作中遇到緊急情況，可隨時與有關部門和人員電話聯(lián)絡，雖然也要注意把握分寸。

　　撥打電話除了要注意時間的選擇，還要注意空間的選擇。一般來講，私人電話是在家里打的，公務電話是在辦公室打的'。在工作場合，撥打私人電話應該盡量用自己的手機。此外，除非工作之需，一般是不應在公眾場所撥打電話的，秘書人員更應注意這一問題，切不可不管有無必要，總是旁若無人地大聲吆喝，令他人厭煩。

　　簡短通話。

　　電話打多長好呢?在日常生活中撥打電話，有多少事就說多長時間，說清楚為止。但是，在秘書工作中，通話時間是宜短不宜長，要遵守電話禮儀中的“3分鐘原則”，即每次通話的時間應該有效地控制在3分鐘之內(nèi)。當然，這里的“3分鐘”并非是絕對的只能通話3分鐘，而是指要長話短說，廢話少說，沒話不說。撥打電話不是為了排遣寂寞，不可拿著話筒捉迷藏，一定要有時間觀念。

　　通話內(nèi)容精練有序。

　　秘書人員正確把握通話內(nèi)容的一個有效方法就是要養(yǎng)成重要電話列提綱的習慣。首先，要知道通話對方有幾個電話號碼，第一個打不通就撥第二個。接通后要先做自我介紹。其次，要列出通話的事項，先講重要的事情，后講次要的事情。

　　禮貌掛機。

　　結束通話后要禮貌地掛機。首先，要了解怎樣暗示對方終止通話。其標準化的做法就是重復要點，比如：“陳部長，那我們這次就說好了，請您下個星期一參加我們單位的專家論證會。如果沒有記錯的話，我應該讓司機于下周一早晨8點到您家樓下，接您過來�！边@就是重復要點的方法，以免對方記錯了，或者忘記了，同時也說明秘書人員訓練有素，不說廢話。

　　其次，要熟知掛機的順序。不少秘書人員以為通話完畢應該由對方先掛斷電話，這雖然是出于禮貌，但實際上卻行不通。從禮儀角度來說，通話完畢應該由地位高者先掛斷電話。對秘書人員來說，應該由上級先掛，客人先掛。如遇特殊情況，即通話雙方地位一樣，都是秘書，性別相同，年齡相仿，此時一般就是誰先撥打誰先掛斷。

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