文秘應(yīng)該怎么使用電話
正確使用電話是一門基本功，也是一門藝術(shù)。使用的好，能增加工作效率，提高工作質(zhì)量，那么作為文秘應(yīng)該怎么使用電話呢，一起來看看！
(一)接聽要仔細，記錄要認真。
對來自直接首長和上下級以及地方有關(guān)部門的電話，首先要問清單位、姓名和職務(wù)，連同電話內(nèi)容一一記清。對重要內(nèi)容記完后應(yīng)主動要求對方復(fù)述，進行校對，防止錯傳漏辦。有時因?qū)Ψ降胤娇谝糁亍⒅v話快、聲音小，有的內(nèi)容聽不清楚，要不厭其問，不要因為是上級和首長不好意思問、不敢問，一定要把主要內(nèi)容搞清楚，以免造成工作失誤。
(二)態(tài)度要和藹，語言要文明。
電話是語言交流工具，只能聽其聲，不能觀其形，態(tài)度和不和藹、語言文不文明非常重要。有的同志給上級和領(lǐng)導(dǎo)打電話畢恭畢敬，可給下級打電話卻盛氣凌人、拖腔拉調(diào)、哼哼哈哈。這樣既不利于工作交流，又不利于情感交流，應(yīng)提倡文明用語。如“您好!請問貴姓?”、“您找哪一位?”、“您怎么稱呼?”、“您是哪一位?”、“請稍等”、“還有什么要請示的?”、“請問聽清楚沒有?”等等。打完電話，要說聲“再見”，等對方放下電話，你再放，以示尊敬。
(三)處理要及時，辦理要到位。
處理電話內(nèi)容，要以對工作高度負責(zé)的態(tài)度，認真嚴肅的對待，絕不能馬虎行事。要按照程序及時辦理，該傳到哪級的就傳到哪級，該呈報哪級領(lǐng)導(dǎo)處理的呈報哪級處理，切不可自作主張、擅自處理，或疏漏遺忘、壓而不報。常見的.處理辦法有四種：①緊急重要電話及時辦。任務(wù)緊急、時間緊迫、事關(guān)全局的電話，要以最快的速度，拿出處理的意見和建議，迅速向領(lǐng)導(dǎo)報告，待領(lǐng)導(dǎo)指示和答復(fù)后，抓緊組織落實。②一般性電話抓緊辦。內(nèi)容不是很重要、時間不是很緊迫的電話，也要當(dāng)天向領(lǐng)導(dǎo)匯報，實在來不及的可在第二天的交班會上提出。③業(yè)務(wù)性電話積極辦。屬于本科(股)的工作積極主動辦理，屬于其他科(股)的工作，及時轉(zhuǎn)交，不能事不關(guān)己、高高掛起。這種電話多在值班時容易接到。④講話內(nèi)容要保密�，F(xiàn)在外線電話和無線電話多了，隨時都有被人監(jiān)聽的可能。
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撥打電話要注意“通話3分鐘”原則，而接聽電話則要遵循“鈴響不過3聲”原則，及時接聽電話，尤其是有約在先的電話。約好通話而不接是嚴重的失禮行為。當(dāng)然，訓(xùn)練有素的秘書人員應(yīng)該在電話鈴聲響兩三聲后再接，如果鈴聲剛一響就接，很可能電話會掉線。倘若電話鈴聲響到6聲以上才接，接電話的人應(yīng)該首先向?qū)Ψ街虑福骸氨福∽屇玫攘�。�?/p>
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作為秘書人員，要盡量親自接聽電話，尤其是有約在先的電話，不要隨便讓別人代接電話。而且，對于秘書人員，更多的是要代領(lǐng)導(dǎo)接聽電話。如果領(lǐng)導(dǎo)不在的話，秘書人員應(yīng)該首先告訴對方領(lǐng)導(dǎo)不在，然后才能問對方的身份，來電為何事，是否需要轉(zhuǎn)達等。千萬不可先盤問對方，再說領(lǐng)導(dǎo)不在，以免對方誤以為領(lǐng)導(dǎo)有意回避。接聽電話也要首先“自報家門”，自我介紹身份，其好處就是萬一對方撥錯了，不至于一錯再錯。
（六）正確處理打錯的電話。
當(dāng)我們接聽到對方撥錯的電話，首先仍然要向?qū)Ψ絾柡茫f明電話撥錯了。然后要將本單位的電話號碼重復(fù)一下，讓對方驗證。
在日常工作中，電話中斷是經(jīng)常遇到的情況，尤其是手機，說著說著就斷了，可能是沒電了，也可能是掉線了。遇到這種情況，秘書人員有責(zé)任告訴對方，自己所在的位置可能網(wǎng)絡(luò)沒有覆蓋，并請對方指定一個時間，我們撥打過去。萬一沒有一點先兆，電話“啪”地就斷了，要馬上把電話打回去，打回去的時候第一句話就要道歉，并告知對方電話掉線了，或者說電池用完了。把電話首先打回去，這是對他人的尊重。如欲同對方另約其他時間通話，應(yīng)該說好自己將按時主動撥打?qū)Ψ降碾娫挕?/p>
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