人事檔案收集注意事項(xiàng)

　　人事檔案收集注意事項(xiàng)篇一

　　一、人事部門設(shè)置專門的人事檔案管理員。

　　人事檔案管理員的職責(zé)主要是負(fù)責(zé)紙質(zhì)檔案的建檔、整理和保管，以及電子檔案的及時(shí)錄入、更新與管理工作。

　　二、入職、離職檔案管理。

　　人事檔案屬于公司重要保密資料，公司規(guī)定員工入職一周內(nèi)，人事部門必須完成建檔工作，且一經(jīng)建檔，不得擅自銷毀，即便員工離職，最少得再保存兩年不得銷毀，有競業(yè)禁止的則需保存更長。

　　三、設(shè)立專門的人事檔案保管室。

　　主管及以上人員因工作原因而借閱其下屬員工檔案，可借閱但僅限于在檔案保管室現(xiàn)場借閱查看，且需經(jīng)上一級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)和人事部門負(fù)責(zé)人的同時(shí)簽批核準(zhǔn)，方可借閱。

　　四、電子檔案永久保存只能查閱

　　不能下載或拷貝，且我們對(duì)各級(jí)管理人員根據(jù)其管轄范圍設(shè)置了查看權(quán)限密碼，不能越級(jí)或跨部門查看，只能看自己下屬的`電子檔案，且有敏感信息還會(huì)單獨(dú)改變查看權(quán)限。如：薪酬、獎(jiǎng)懲、績效。

　　五、其他規(guī)范：

　　如編號(hào)管理、檔案室管理等規(guī)定、借閱檔案管理記錄、電子檔案錄入時(shí)效管理及敏感的薪酬等財(cái)務(wù)人員單獨(dú)錄入。準(zhǔn)確性和操作注意事項(xiàng)等。對(duì)檔案管理員進(jìn)行全面的規(guī)范指導(dǎo)和考核檢查，確保檔案管理萬無一失。

　　人事檔案收集注意事項(xiàng)篇二

　　1、管理范圍：專業(yè)技術(shù)干部、正科及以下管理干部、工人等各類人員（包括出國不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、退休職工）的。

　　2、干部、工人退職、時(shí)必須獎(jiǎng)其檔案交給省人才交流中心管理。

　　3、干部、工人在受刑事處分或勞動(dòng)教養(yǎng)期間，其檔案由本院室保管，刑滿釋放或解除勞教后，重新安置的，其檔案轉(zhuǎn)至有關(guān)主管單位保管或移交人才交流中心管理。

　　4、除管理人員外，無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案庫。

　　5、檔案的管理

　　(1)根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風(fēng)、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。

　　(2)對(duì)所管理的必須逐人登記注冊(cè)。

　　(3)每季度核對(duì)一次檔案的分類、編目、序號(hào)，發(fā)現(xiàn)編錯(cuò)或放錯(cuò)位置糾正；每裝卸要按登記冊(cè)全面檢查一次檔案，發(fā)現(xiàn)漏缺檔案朣查找。

　　(4)任何人不得私自保存他人的檔案材料，對(duì)私自保存他人檔案材料拒不交出者，應(yīng)追究其責(zé)任。

　　(5)要不斷研究和改進(jìn)檔案的管理方法和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。

　　6、管理干部、工人必須建立檔案正本。

　　1、檔案正本是全面反應(yīng)干部、工人歷史和現(xiàn)實(shí)情況的實(shí)物材料，構(gòu)成包括下列十項(xiàng)內(nèi)容。

　　(1)履歷表及其他簡歷材料等。

　　(2)自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料。

　　(3)各種鑒定。

　　(4)各類考核、評(píng)價(jià)材料及畢業(yè)成績單、學(xué)歷證明等。

　　(5)政治歷史審查材料及甄別復(fù)查材料，工齡更改材料等。

　　(6)參加中國共產(chǎn)黨和共青團(tuán)的材料。

　　(7)各種獎(jiǎng)勵(lì)及縣團(tuán)級(jí)以上機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的英雄模范先進(jìn)事跡材料。

　　(8)處分、撤銷處分和甄別復(fù)查材料。

　　(9)任免呈報(bào)表，確定或晉升技術(shù)職務(wù)、學(xué)位、學(xué)銜審批表，出國人員審批表，調(diào)整工資審批表，工資級(jí)別登記表，離休、退休、退職審批表等。

　　(10)其他可供組織參考材料，如本人的思想、工作、學(xué)習(xí)總結(jié)檢查，死者生平介紹，更改民族材料等。

　　2、查閱和借用，應(yīng)遵守下列規(guī)定：

　　(1)一般不得查閱，如必須有關(guān)人員的情況，由檔案管理人員提供。

　　(2)必須查閱檔案時(shí)，只限于組織、人事部門派出的賞干部到檔案室查閱所需情況；各黨支部發(fā)展黨員必須查閱檔案時(shí)，支部書記和組織委員查閱。

　　(3)任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。

　　(4)查閱檔案者，必須填寫查閱什么問題，查閱日期逐項(xiàng)進(jìn)行登記。

　　(5)查閱檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)禁在檔案卷內(nèi)涂改，圈劃及撤換檔案材料，不得向無關(guān)人員泄漏被查檔案內(nèi)容，違者應(yīng)追究責(zé)任。

　　(6)查閱檔案時(shí)，不得抄錄檔案內(nèi)容，如特殊情況，須經(jīng)人事辦主任允許后方可抄錄，抄錄的材料應(yīng)近期送回檔案室處理。

　　(7)外調(diào)人員一般不得查閱檔案，如特殊情況需查閱時(shí)，必須持縣級(jí)以上組織、人事部門介紹信，并有兩名正式黨員方能查閱。

　　(8)檔案一般不是，在特殊情況下，經(jīng)批準(zhǔn)可以借出，但借出時(shí)要及時(shí)登記，按期歸還，如不按時(shí)歸還，要及時(shí)催收，以免遺失。

　　3、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：

　　(1)檔案要通過機(jī)要交通仁慈，不能公開郵寄或本人自帶。

　　(2)檔案轉(zhuǎn)出要及時(shí)追收回執(zhí)，以防檔案丟失。

　　(3)收到外單位的檔案，要及時(shí)核對(duì)，核對(duì)無誤差后，在回執(zhí)上簽名蓋章后退回回執(zhí)。

　　4、凡歸檔的材料，均應(yīng) 經(jīng)過認(rèn)真的鑒別；屬于歸檔的材料，必須手續(xù)完備，完整無缺；需經(jīng)組織審查蓋章和本人簽字的，應(yīng)蓋章簽字后才能歸檔。

　　5、凡歸入檔案的材料，均應(yīng)按照中央組織部《關(guān)于干部檔案材料，歸檔的暫行規(guī)定》整理，不應(yīng)歸入干部檔案的材料，不得入檔；凡歸入工人檔案的材料，要參照省勞動(dòng)局（1981）63號(hào)文件的準(zhǔn)則歸檔；歸檔材料應(yīng)做到分類準(zhǔn)確，編目清楚，目錄排列合理，標(biāo)題完整，裝訂整齊，字跡清楚。

　　6、保管檔案工作人員守則如下：

　　(1)堅(jiān)持黨的原則，認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨的政策，嚴(yán)格按照檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度辦事

　　(2)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自向他人提供檔案材料或泄露檔案內(nèi)容。

　　(3)嚴(yán)禁在檔案庫吸煙，保護(hù)檔案安全，經(jīng)常打掃和保持檔案室的清潔衛(wèi)生。

　　(4)不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案材料。

　　(5)熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。

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