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如何掌握秘書工作中的溝通技巧
秘書工作中需要溝通的人群無非有三大類，一是領(lǐng)導(dǎo)，二是同事，三是群眾。下面是小編為大家?guī)淼娜绾握莆彰貢ぷ髦械臏贤记傻闹R(shí)，歡迎閱讀。
一、與領(lǐng)導(dǎo)的溝通技巧
曾經(jīng)說過：“山不走過來，我就走向山�！睂�(duì)于秘書來說，要想當(dāng)好參謀，就要學(xué)會(huì)走向領(lǐng)導(dǎo)。但是不同的領(lǐng)導(dǎo)有著不同的性格，在與他們的溝通當(dāng)中，當(dāng)然也要因人而異，特別要把握好以下幾點(diǎn)：
1、在與領(lǐng)導(dǎo)溝通時(shí)要認(rèn)清自己的位置
無論何時(shí)何地，秘書人員要切記自己是領(lǐng)導(dǎo)的助手，屬于份內(nèi)的事情要認(rèn)真做好，除此以外不能擅做主張。要維護(hù)好管理層內(nèi)部的團(tuán)結(jié)，在向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、請(qǐng)示、反映問題時(shí)，不發(fā)表有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的議論，不當(dāng)傳話筒，不說不利于團(tuán)結(jié)的話。
2、與領(lǐng)導(dǎo)溝通時(shí)要學(xué)會(huì)未雨綢繆
領(lǐng)導(dǎo)每天需要面對(duì)和解決的事情很多，為了提高溝通的質(zhì)量，秘書人員要提前把溝通的目的以及表達(dá)的方式思考成熟，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的工作日程也要有個(gè)清晰的了解，還要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的心情做個(gè)大致的揣摩，這樣既能節(jié)省時(shí)間，也能使溝通更為有效。倘若在領(lǐng)導(dǎo)日程排得很滿、心情又很糟糕的時(shí)候去與之溝通，往往會(huì)事倍功半，不但達(dá)不到溝通的目的，反而會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書人員產(chǎn)生反感。
3、針對(duì)不同性格的領(lǐng)導(dǎo)，采取不同的溝通方法
秘書平時(shí)在與領(lǐng)導(dǎo)的接觸中，要學(xué)會(huì)觀察，學(xué)會(huì)總結(jié)。針對(duì)不同性格的領(lǐng)導(dǎo)，找出適合與之溝通的方法。比如與冷靜型的領(lǐng)導(dǎo)相處時(shí)，秘書人員可能會(huì)覺得對(duì)方難以捉摸，這就需要秘書人員善于觀察，從領(lǐng)導(dǎo)日常的工作中去了解他的喜好。在與領(lǐng)導(dǎo)溝通的過程中，多聆聽他的意見和建議，切勿自作主張；凡是領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)，務(wù)必要做到萬無一失，對(duì)一些細(xì)微之處做到一絲不茍。這樣相處一段時(shí)間后，就會(huì)取得冷靜型領(lǐng)導(dǎo)的信任。雷厲風(fēng)行、有魄力的領(lǐng)導(dǎo)通常性格爽快，很欣賞有才能的人。因此在與他相處時(shí)，可以大膽地提出自己的想法和建議，恰到好處地施展自己各方面的才能。由于這類領(lǐng)導(dǎo)相當(dāng)有魄力，所以只要你的建議可行，他都會(huì)支持你。在和這類領(lǐng)導(dǎo)相處時(shí)，除了要扎實(shí)穩(wěn)妥地辦事之外，還要注意在領(lǐng)導(dǎo)面前把握好一個(gè)表現(xiàn)的“度”，盡管他愛才惜才，但是如果表現(xiàn)過頭，會(huì)讓這類領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為你是在故意賣弄，反倒弄巧成拙。雖然我們接觸的領(lǐng)導(dǎo)性格各異，但是只要秘書人員在工作中兢兢業(yè)業(yè)、多思考、勤學(xué)習(xí)，加上巧妙使用溝通的技巧，那么我們就能從容面對(duì)。當(dāng)然如果遇到那種極端自私、脾氣暴躁或品質(zhì)有問題的領(lǐng)導(dǎo)，最好的辦法就是選擇離開，因?yàn)楹瓦@種類型的領(lǐng)導(dǎo)相處，不僅會(huì)感到溝通是件異常困難的事情，而且工作上也會(huì)帶來很多意想不到的麻煩。
二、與同事的溝通技巧
在一個(gè)單位里面，秘書除了要面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)，更多的時(shí)候是要面對(duì)各位同事。為了使各項(xiàng)工作順利開展，秘書人員在與同事相處時(shí)要把握好以下幾點(diǎn)：
1、尊重他人，隨和待人
每個(gè)人都渴望得到別人的尊重，尊重別人也就等于尊重自己。所以，在與同事的接觸中，秘書人員要牢記：不該問的話堅(jiān)決不問，不該開的玩笑堅(jiān)決不開，不在任何同事面前說三道四。對(duì)每一位同事都平等相待，千萬不要因?yàn)閷?duì)某個(gè)人有意見或看不慣，就不屑于與其說話，這樣很不利于團(tuán)結(jié)。有時(shí)簡(jiǎn)單的一聲問候就能營(yíng)造和諧的氛圍，使工作順利開展。
2、講究誠(chéng)信，寬容待人
誠(chéng)信是人與人之間溝通的基礎(chǔ)。秘書人員在與同事相處時(shí)，要樹立“誠(chéng)信第一”的觀念，答應(yīng)別人的事情要做到言必信，行必果。即使由于某種原因沒有做到，也要誠(chéng)懇地向?qū)Ψ秸f明，取得對(duì)方的諒解。對(duì)于同事的一些小缺點(diǎn)和小毛病，不能挖苦諷刺；對(duì)于聽到的一些關(guān)于議論自己的言論，也用不著去追根問底，要以一顆平常心對(duì)待，有則改之，無則加勉。當(dāng)然在工作中我們難免會(huì)和同事有一些磕磕絆絆，這時(shí)，要學(xué)會(huì)主動(dòng)找同事和解，只要真誠(chéng)地向?qū)Ψ浇忉屒宄�，相信一定�?huì)贏得對(duì)方的理解�？傊�，寬容是一種美德，它會(huì)讓周圍的人更加尊重你。
3、做老實(shí)人、說老實(shí)話、辦老實(shí)事
很多人認(rèn)為秘書是領(lǐng)導(dǎo)身邊的人，不好接近。作為秘書想要消除同事的這種誤會(huì)，就必須在和同事的相處中，堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，有多大能力辦多大的事情，不要高高在上，更不要到處?kù)乓约旱某煽?jī)，要保持謙虛謹(jǐn)慎、踏踏實(shí)實(shí)的工作作風(fēng)。
4、關(guān)心他人，有良好的協(xié)作精神
要想和同事很好的溝通，就要善于在“情”字上下功夫，無論是在工作中，還是在生活上，要學(xué)會(huì)和同事溝通感情。同事在工作中遇到了難題向你請(qǐng)教時(shí)，要耐心地解答，做到知無不言，言無不盡；同事在生活中遇到了難處時(shí)，要在精神上或者物質(zhì)上及時(shí)給予幫助，使他感受到溫暖。某些工作需要與同事配合進(jìn)行時(shí)，要學(xué)會(huì)主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任，不斤斤計(jì)較。這樣，會(huì)讓同事認(rèn)為你是一個(gè)很好的合作伙伴，從而愿意與你共事，工作的效率也會(huì)提高很多。
三、與群眾的溝通技巧
辦公室是一個(gè)職能部門，經(jīng)常要接觸來訪或辦事的群眾，秘書與他們溝通時(shí)要把握好以下兩個(gè)原則：
1、注重禮儀，微笑服務(wù)，態(tài)度積極
由于辦公室代表著一個(gè)單位的形象，所以秘書人員一定要注意自己的自身形象，包括穿著打扮、說話的語(yǔ)氣和用詞。無論來訪者是何種身份，秘書人員都要笑臉相迎，給來者留下美好的第一印象。要主動(dòng)詢問來訪者的來由和目的，盡可能地幫他們提供相關(guān)的服務(wù)。在接聽電話時(shí)，要主動(dòng)問候來電者，并詢問他所要找的人或所要辦的事，語(yǔ)氣要平緩，不能生硬。必要時(shí)要準(zhǔn)確記錄來電者的重要信息，并及時(shí)幫他轉(zhuǎn)達(dá)或辦理。
2、耐心地傾聽，積極地協(xié)調(diào)
辦公室常常會(huì)遇到一些帶有負(fù)面情緒的來訪者，這時(shí)秘書人員首先要做一個(gè)忠實(shí)的聽眾，允許他們把心里話發(fā)泄出來，從中找出問題的癥結(jié)所在�？梢赞k理的，要與有關(guān)部門積極地協(xié)商，及時(shí)給予解決；因種種原因不能辦理或無法解決的除了穩(wěn)定來訪者的情緒外，還要?jiǎng)又郧�，曉之以理，耐心地向他們解釋清楚，盡可能地使他們滿意而歸。對(duì)于那些不講道理、故意刁難的來訪者，最好的辦法是使用緩兵之計(jì)，委婉地勸說來者先回去，了解情況后再說。
總之，秘書的工作比較繁雜，要想當(dāng)好秘書這個(gè)角色，就要學(xué)會(huì)處理方方面面的關(guān)系，也就是說要學(xué)會(huì)溝通。有效的溝通不僅能使工作環(huán)境變得輕松愉快，在開展各項(xiàng)工作時(shí)，更加游刃有余，還會(huì)使一個(gè)單位的整體形象在無形中得到進(jìn)一步的提高。
掌握秘書工作中溝通技巧的方法：
一、傾聽技巧
全神貫注
在與他人溝通時(shí)，要給予對(duì)方充分的關(guān)注，放下手中的其他事務(wù)，集中精力傾聽對(duì)方的話語(yǔ)。用眼神交流、點(diǎn)頭等方式表示你在認(rèn)真傾聽。
理解意圖
不僅要聽對(duì)方說了什么，還要理解其背后的意圖和情感。注意對(duì)方的語(yǔ)氣、表情和肢體語(yǔ)言，這些都可以幫助你更好地理解對(duì)方的意思。
不打斷對(duì)方
避免在對(duì)方說話時(shí)打斷他們，讓他們完整地表達(dá)自己的觀點(diǎn)和想法。即使你有不同的意見，也可以等對(duì)方說完后再進(jìn)行表達(dá)。
二、表達(dá)技巧
清晰明了
在表達(dá)自己的觀點(diǎn)和意見時(shí)，要使用簡(jiǎn)潔、清晰的語(yǔ)言，避免使用模糊、含糊不清的詞匯。確保你的話語(yǔ)能夠準(zhǔn)確傳達(dá)你的意思。
注意語(yǔ)氣
語(yǔ)氣在溝通中起著重要的作用。要使用恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣，避免過于強(qiáng)硬或軟弱。保持平和、尊重的語(yǔ)氣，有助于建立良好的溝通關(guān)系。
提供具體信息
在匯報(bào)工作或傳達(dá)信息時(shí)，要提供具體、準(zhǔn)確的信息。避免籠統(tǒng)、模糊的描述，讓對(duì)方能夠清楚地了解情況。
三、反饋技巧
及時(shí)反饋
在收到信息或完成任務(wù)后，要及時(shí)給予反饋。讓對(duì)方知道你已經(jīng)收到了信息，并對(duì)其進(jìn)行了處理。及時(shí)反饋可以增強(qiáng)溝通的效率和效果。
積極反饋
給予積極的反饋可以增強(qiáng)對(duì)方的信心和積極性。當(dāng)對(duì)方做得好時(shí)，要及時(shí)給予表?yè)P(yáng)和鼓勵(lì)；當(dāng)對(duì)方提出好的建議時(shí)，要表示感謝和認(rèn)可。
建設(shè)性反饋
當(dāng)需要提出批評(píng)或建議時(shí)，要采用建設(shè)性的方式。避免指責(zé)和批評(píng)，而是提出具體的改進(jìn)建議和方法，幫助對(duì)方提高工作質(zhì)量和效率。
四、非語(yǔ)言溝通技巧
肢體語(yǔ)言
肢體語(yǔ)言可以傳達(dá)很多信息，要注意自己的肢體語(yǔ)言，保持良好的姿態(tài)和表情。避免交叉雙臂、低頭等不良肢體語(yǔ)言，這些可能會(huì)給人不自信或不友好的印象。
眼神交流
眼神交流是一種重要的非語(yǔ)言溝通方式，可以表達(dá)關(guān)注、尊重和信任。在與他人溝通時(shí)，要保持適當(dāng)?shù)难凵窠涣�，避免眼神游離或不敢看對(duì)方。
微笑
微笑可以傳遞友好和積極的情緒，在溝通中要保持微笑，讓對(duì)方感受到你的熱情和親和力。
五、跨部門溝通技巧
了解對(duì)方需求
在與不同部門的人員溝通時(shí)，要了解對(duì)方的需求和工作重點(diǎn)。只有了解對(duì)方的情況，才能更好地進(jìn)行溝通和協(xié)作。
建立良好關(guān)系
跨部門溝通需要建立良好的關(guān)系，可以通過參加跨部門會(huì)議、活動(dòng)等方式，增進(jìn)彼此之間的了解和信任。
明確溝通目的
在跨部門溝通前，要明確溝通的目的和重點(diǎn)，避免無目的的閑聊。同時(shí)，要確保雙方對(duì)溝通的內(nèi)容和目標(biāo)有清晰的認(rèn)識(shí)。
六、與上級(jí)溝通技巧
尊重上級(jí)
在與上級(jí)溝通時(shí)，要保持尊重的態(tài)度，避免過于隨意或不恰當(dāng)?shù)难孕�。認(rèn)真聽取上級(jí)的意見和建議，積極執(zhí)行上級(jí)的指示。
及時(shí)匯報(bào)
要及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)工作進(jìn)展和問題，讓上級(jí)了解工作的情況。在匯報(bào)時(shí)，要突出重點(diǎn)，簡(jiǎn)潔明了，避免冗長(zhǎng)和復(fù)雜的描述。
提出建議
在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，可以向上級(jí)提出自己的建議和想法。但要注意方式方法，避免過于強(qiáng)硬或自負(fù)。提出建議時(shí)，要提供充分的理由和依據(jù)，讓上級(jí)能夠做出正確的決策。
總之，掌握良好的溝通技巧是秘書工作中不可或缺的一部分。通過不斷地學(xué)習(xí)和實(shí)踐，提高自己的溝通能力，可以更好地完成工作任務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)和同事提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
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