文秘基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)課件
一、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)際標(biāo)準(zhǔn)的差別：
1、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)——《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》
特點(diǎn)：詳細(xì)、正規(guī)，適用性不強(qiáng)。（專(zhuān)業(yè)性太強(qiáng)）
2、學(xué)校標(biāo)準(zhǔn)——《山西師范大學(xué)現(xiàn)代文理學(xué)院學(xué)生會(huì)文件格式統(tǒng)一辦法》
特點(diǎn)：貼近學(xué)生生活，適用性較強(qiáng)。（專(zhuān)業(yè)性適度）
3、《山西師范大學(xué)現(xiàn)代文理學(xué)院學(xué)生會(huì)文件格式統(tǒng)一辦法》不是憑空產(chǎn)生的，而是在國(guó)家機(jī)關(guān)的.要求上，結(jié)合實(shí)際情況形成的。
二、學(xué)生會(huì)文件的范圍：
計(jì)劃、總結(jié)、策劃、通知、請(qǐng)示、章程、制度、規(guī)定、通訊等，及其他隨機(jī)性文件。
三、學(xué)生會(huì)文件的基本格式要求：
1、紙張要求：采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的A4型紙，幅面尺寸為210mm×277mm；
2、制版要求：版面干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過(guò)1mm，頁(yè)邊距設(shè)置為上下25。4mm左右31。7mm；
3、印刷要求：未作特殊要求的公文中圖文均為黑白印刷，一般使用單面印刷，必要情況可以使用雙面印刷，版心誤差不得超過(guò)5mm；
4、裝訂要求：文件統(tǒng)一采用平訂法，左側(cè)裝訂，不漏頁(yè)，不錯(cuò)頁(yè)。平釘兩釘釘距外釘眼位于紙張上下各1/4處，允許誤差不超過(guò)10mm釘距與左側(cè)邊緣間距不得小于10mm。無(wú)壞釘，漏釘，重釘，釘腳平穩(wěn)牢固。
四、學(xué)生會(huì)文件的細(xì)致要求：
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1、計(jì)劃、總結(jié)、策劃必須添加封皮，其他文件超過(guò)5頁(yè)（含5頁(yè)）必須添加封皮；
2、封皮字體標(biāo)題為黑體，字號(hào)視具體情況而定；
3、封皮橫排標(biāo)題不得低于頁(yè)面整體的上1/4。
4、封皮豎排標(biāo)題應(yīng)居中放置，字與字之間設(shè)置空行，要求基本位于頁(yè)面縱面中心
5、落款為宋體、四號(hào)、加粗，1。5倍行距，雙行式落款；
6、統(tǒng)一上交同主題內(nèi)容，同文件性質(zhì)的文件，封皮必須統(tǒng)一制作，確保格式一致。
（二）目錄：
1、文件超過(guò)5頁(yè)（含5頁(yè)）必須添加目錄頁(yè)；
2、目錄內(nèi)容包括正文中所有的第一、第二級(jí)標(biāo)題，其余標(biāo)題不予顯示；
3、第一級(jí)標(biāo)題后加重復(fù)引號(hào)注明所在頁(yè)碼，第二級(jí)標(biāo)題以后不注明頁(yè)碼；
4、“目錄”兩字格式為黑體一號(hào)、加粗、居中，兩字間輸入四個(gè)空格；
5、目錄中第一級(jí)標(biāo)題使用宋體、四號(hào)、加粗、1。5倍行距；
6、目錄中第二級(jí)標(biāo)題使用楷體、五號(hào)、不加粗、1。5倍行距
7、目錄整體須處于頁(yè)面的縱向的居中位置。
�。ㄈ�(biāo)題：
1、文件標(biāo)題使用正標(biāo)題、副標(biāo)題、等級(jí)標(biāo)題；
2、正標(biāo)題格式設(shè)置為黑體、三號(hào)、加粗、居中；
3、如果文件必須添加副標(biāo)題，則使用楷體、四號(hào)、加粗，破折號(hào)前端不能超過(guò)頁(yè)面縱向中心線(xiàn)；
4、等級(jí)標(biāo)題設(shè)置五個(gè)等級(jí)，即以及標(biāo)題——五級(jí)標(biāo)題，不能使用英文字母作為標(biāo)題序號(hào)；
一級(jí)標(biāo)題：一、
二級(jí)標(biāo)題：（一）
三級(jí)標(biāo)題：1、
四級(jí)標(biāo)題：（1）
五級(jí)標(biāo)題： ①
�。ㄗⅲ盒枰獣r(shí)可使用六級(jí)標(biāo)題：A、 ；七級(jí)標(biāo)題：a、 ；標(biāo)題有括號(hào)時(shí)不加頓號(hào)）
5、文件中第一級(jí)標(biāo)題格式與正文相同，但加粗顯示；
6、文件中的第二級(jí)標(biāo)題下若有解釋說(shuō)明性的內(nèi)容，則加粗顯示；
7、注意標(biāo)題的定義，如果標(biāo)題直接是解釋說(shuō)明性的文字，則當(dāng)作標(biāo)題進(jìn)行加粗處理；
8、章程中各章節(jié)標(biāo)題各空一行且標(biāo)題加粗居中顯示。
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1、字體為宋體四號(hào)
2、段落左縮進(jìn)兩個(gè)字符
3、行距一般為1。5倍行距
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1、正文：采用雙行式，靠右。
2、漢字“〇”不能用數(shù)字“0”和英文字母“O”代替。
3、字體為宋體四號(hào)，加粗，一般為1。5倍行距。
（六）附錄：
1、如果文章有必要在文章后添加附錄，則附于正文之后，另起一頁(yè)開(kāi)始；
2、附錄格式為“附錄x”（x為一、二、三、四、五）
3、“附錄x”使用楷體GB2312、五號(hào)、不加粗、頂格；
4、附錄為正規(guī)文件的情況下保留原有格式。
（七）頁(yè)碼：
1、文件超過(guò)兩頁(yè)（含兩頁(yè)）必須添加頁(yè)碼；
2、頁(yè)碼格式統(tǒng)一為“—1—”形式；
3、頁(yè)碼位置統(tǒng)一為頁(yè)面下方居中顯示；
4、頁(yè)碼自正文第一頁(yè)開(kāi)始計(jì)算，封皮、目錄不屬于頁(yè)碼計(jì)數(shù)范圍�！�