書信寫作格式

書信歷史悠久,其格式也幾經(jīng)變化.今天,按通行的習(xí)慣,書信格式主要包括五個部分：稱呼、正文、結(jié)尾、署名和日期.

1.稱呼

也稱“起首語”,是對收信人的稱呼.稱呼要在信紙第一行頂格寫起,后加“：”,

后不再寫字.稱呼和署名要對應(yīng),明確自己和收信人的關(guān)系.(具體可參見第四編《應(yīng)酬稱謂》)稱呼可用姓名、稱謂,還可加

或直接用作稱呼.這里簡要說明幾條細(xì)則：

(1)給長輩的信.若是近親,就只寫稱謂,不寫名字,如“爸”、“媽”、“哥”、“嫂”等;親戚關(guān)系的,就寫關(guān)系的稱謂,如“

”、“”等.對非近親的長輩,可在稱謂前加名或姓,如“趙阿姨”、“黃叔叔”等.

(2)給平輩的信.夫妻或戀愛關(guān)系,可直接用對方名字,愛稱加或直接用修飾語,如“麗”、“敏華”、“親愛的”等;同學(xué)、同鄉(xiāng)、同事、朋友的信,可直接用名字、昵稱或加上“同學(xué)”、“同志”,如“瑞生”、“老紀(jì)”、“小鄒”、“

”等.

(3)給晚輩的信.一般直接寫名字,如“”、“君平”、“”等;也可在名字后加上稱謂,如“”等;亦可直接用稱謂作稱呼，如“孫女”、“兒子”等.

(4)給師長的信,通常只寫其性或其名,再加“老師”二字,如“段老師”、“周師傅”、“

老師”等.對于十分熟悉的師長,也可單稱“老師”、“師傅”.假如連名帶姓,在信首直稱“

平老師”、“王師傅”,就顯得不大自然且欠恭敬.對于學(xué)有專長、的師長,往往在姓后加一“老”字,以示尊重,如“戴老”、“周老”,亦可在姓名后加“先生”二字.為鄭重起見,也有以職務(wù)相稱的,如“董教授”、“佟”等.

(5)給一個單位或幾個人的信,又不指定姓名的,可寫“同志們”、“諸位先生”、“XX等同志”等.給機(jī)關(guān)團(tuán)體的信,可直接寫機(jī)關(guān)團(tuán)體名稱.如“XX委員會”、“XX公司”.致機(jī)關(guān)團(tuán)體

的信,可直接用姓名,加上“同志”、“先生”或職務(wù)作稱呼,亦可直接在機(jī)關(guān)團(tuán)體稱呼之后加上“領(lǐng)導(dǎo)同志”、“負(fù)責(zé)同志”、“”、“”等.如果信是同時寫給兩個人的,兩個稱呼應(yīng)上下并排在一起,也可一前一后,者在前.

上述五種場合,有時還可按特殊對象,視情況加上“尊敬的”、“敬愛的”、“親愛的”等形容詞,以表示敬重或親密之情.當(dāng)然,這要用得適宜,如對好友稱“尊敬的”,反而顯得見外,對無的年輕女性貿(mào)然稱呼“親愛的”,那就有失檢點(diǎn)了.

2.正文

正文通常以

開頭.問候是一種文明禮貌行為,也是對收信人的一種禮節(jié),體現(xiàn)寫信人對收信人的關(guān)心.

最常見的是“您好!”“近好!”依

節(jié)氣不同,也常有所變化,如“!”“春節(jié)愉快!”

寫在稱呼下一行,前面空兩格,常自成一段.

問候語之后,常有幾句啟始語.如“久未見面,

.”“近來一切可好?”“久未通信,甚念!”之類.問候語要注意簡潔、得體.

接下來便是正文的主要部分——主體文,即寫信人要說的話.它可以是稟啟、復(fù)答、勸諭、抒懷、辭謝、致賀、請托、

,也可以是敘情說理、辯證等.這一部分,動筆之前,就應(yīng)該

,明白寫信的主旨,做到有條有理、層次分明.若是信中同時要談幾件事,更要注意主次分明,有頭有尾,最好是一件事一段落,不要混為一談.

3.結(jié)尾

正文寫完后,都要寫上表示敬意、祝愿或勉勵的話,作為書信的結(jié)尾.習(xí)慣上,它被稱做語或致,這是對收信人的一種禮貌.祝愿的話可因人、因具體情況選用適當(dāng)?shù)脑~,不要亂用.

結(jié)尾的習(xí)慣寫法有兩種：

(1)在正文寫完之后,緊接著寫“此致”,轉(zhuǎn)一行頂格或空兩格寫“敬禮”.

(2)不寫“此致”,只是另起一行空兩格寫“敬禮”、“安好”、“健康”、“平安”等詞,一定要另起一行空兩格,不得尾綴在正文之后.也可以在正文結(jié)尾下另起一行寫“祝你”、“敬祝”,再空兩格寫上“安好”、“健康”等.

4.署名和日期

在書信最后一行,署上寫信人的姓名.署名應(yīng)寫在正文結(jié)尾后的右方空半行的地方.如果是寫給的親屬、朋友,可加上自己的稱呼,如兒、弟、兄、侄等,后邊寫名字,不必寫姓.如果是寫給組織的信,一定要把姓與名全部寫上.而在署名之后,有時還視情加上“恭呈”、“

”等,以示尊敬.上述自稱,都要和信首的稱謂相互吻合.

日期一項(xiàng),用以注明寫完信的時間,寫在署名之后或下邊.有時寫信人還加上自己的所在的地點(diǎn),尤其是在旅途中寫的信,更應(yīng)如此.